Früher gab die II. Berechnungsverordnung die Definition der Betriebskosten vor. In Anlage 3 zu dieser Berechnungsverordnung waren einzelne Betriebskostenarten exakt aufgeführt.
Nunmehr ist die II. Berechnungsverordnung von der Betriebskostenverordnung abgelöst worden.
Betriebskosten definieren sich nach § 1 BetrKV wie folgt:

§ 1 BetrKV
(1) Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden.
(2) Zu den Betriebskosten gehören nicht:
1. die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten),
2. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).

Die Definition aus der Betriebskostenverordnung deckt sich dabei mit derjenigen in § 556 BGB.

Auch wenn die Betriebskosten nun gesetzlich definiert sind, so entsteht doch immer wieder Streit über die Subsumption einzelner Kosten unter den Begriff der Betriebskosten.


Merkpunkte:
Die wichtigsten Bestimmungsmerkmale für Betriebskosten sind:
• Kosten müssen tatsächlich entstanden sein.
• Die Kosten müssen durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Objektes und des Grundstückes bzw. seiner Anlagen u. Einrichtungen verursacht worden sein.
• Es muss sich um eine laufende Entstehung von Kosten handeln.
• Die Kosten müssen auf den Eigentümer oder Erbbauberechtigten zugeordnet sein.

Typische Betriebkosten sind:

• Grundsteuer
• Heizung
• Warmwasser, Kaltwasser, Abwasser
• Müllbeseitigung
• Ungezieferbeseitigung
• Gartenpflege
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswart
• Aufzugskosten (auch für Erdgeschossmieter)

Vorsicht ist geboten, wenn die folgenden Betriebskosten umgelegt werden:

• Sperrmüllabfuhr
 nur, wenn sie regelmäßig erfolgt bzw. Vermieter Lagerplatz bereitstellt
• Verwaltungskosten
 nein: vgl. § 1 BetrKV
• Dachrinnenreinigung
 als „sonstige Betriebskosten“ nur bei Vereinbarung
• Wartung der Gegensprechanlage
• Anmietung eines Gastankes
 Ersparte Instandhaltungskosten, keine Umlage
• Kellerlampe, Energiesparlampen im Treppenhaus
 Dies sind Instandhaltungskosten, keine Umlage
• Kosten von Security-Personal, Doormen
 nur umlagefähig, wenn gesondert vereinbart 
• Grafiti-Entfernung als Gebäudereinigung
 nach AG Köln, WuM 2001, 515 keine Umlage