Risiko: Die private Nutzung betrieblich bereitgestellter Telekommunikationsanlagen
Die Nutzung am Arbeitsplatz bereitgestellter elektronischer Medien (Internet und geschäftlicher E-Mail) zu privaten Zwecken ist in den meisten Unternehmen selbstverständlich. Jeder Arbeitnehmer greift gern darauf zu – der eine mehr, der andere weniger. Die Folgen eines nicht reglementierten privaten Zugriffs für den Arbeitgeber werden jedoch gerade in klein- und mittelständischen Unternehmen unterschätzt.
1. „Bad Guy“ oder „Good Guy“ – Verbot oder Gestattung privater Nutzung?
Ausschließlich der Arbeitgeber entscheidet darüber, ob die private Nutzung gestattet oder verboten wird. Ohne eine ausdrückliche oder konkludente Gestattung des Arbeitgebers hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf die private Nutzung. Zu beachten ist, dass die Gestattung der privaten Nutzung den Arbeitnehmer in keinem Fall berechtigt, das Medium derart intensiv zu benutzen, dass er darüber hinaus seine arbeitsvertraglichen Pflichten vernachlässigt.
Eine ausdrückliche Gestattung kann bspw. im Arbeitsvertrag oder auch in einer unternehmensinternen Richtlinie, die als Bestandteil des Arbeitsvertrages gilt, getroffen werden. Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, kann auch eine Betriebsvereinbarung erlassen werden.
Die Gestattung kann aber auch im Rahmen sog. betrieblicher Übung erfolgt sein. Eine betriebliche Übung besteht entweder bei Duldung der Zuwiderhandlung gegen ein bereits bestehendes Verbot der Privatnutzung oder durch Duldung ohne eine Regelung zur Frage der Privatnutzung. Über welchen Zeitraum sich die Duldung erstrecken muss, wird unterschiedlich beurteilt, wobei drei bis zwölf Monate diskutiert werden.
2. Rücknahme einer Gestattung
Dem Arbeitgeber steht grundsätzlich das Recht zu, eine einmal erteilte Gestattung auch wieder zurückzunehmen. Allerdings kann dieses Vorhaben bereits dann zu Schwierigkeiten führen, wenn (nur) eine betriebliche Übung besteht oder aber eine arbeitsvertragliche Regelung keinen Widerrufsvorbehalt enthält. In beiden Fällen droht dem Arbeitgeber die Gefahr, dass er einen „widerspenstigen“ Arbeitnehmer nur durch eine sog. Änderungskündigung von der neuen Regelung „überzeugen“ kann. Eine arbeitsvertragliche Regelung sollte daher stets mit dem Zusatz des jederzeitigen Widerrufs dieser freiwilligen Leistung versehen sein.
3. Achtung: Beteiligung des Betriebsrates
Der Arbeitgeber muss darauf achten, dass - sofern in seinem Unternehmen ein Betriebsrat existiert – dieser in Fällen der betrieblichen Mitbestimmung zu beteiligen ist. Der Arbeitgeber hat beispielsweise nach § 81 IV 1 BetrVG den Betriebsrat über die Einführung neuer Techniken zu unterrichten. Weil es sich bei der Einführung neuer Medien um eine Änderung der Arbeitsbedingungen handelt, die dem allgemeinen Informationsrecht des Betriebsrates unterfällt, ist dieser davon in Kenntnis zu setzen. Auch die Einführung neuer Ordnungsregeln für die Nutzung der neuen Medien unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrates nach § 87 Nr. 1 BetrVG.
4. Der gesetzliche Rahmen und haftungsrechtliche Konsequenzen bei der Gestattung privater Nutzung
Gestattet der Arbeitgeber – ausdrücklich oder konkludent – die private Nutzung betrieblicher Telekommunikationseinrichtungen (wozu eben auch E-Mail und Internet zählen), so ist er unabhängig davon, ob er hierfür gegebenenfalls ein Entgelt von den Arbeitnehmern verlangt, Telekommunikations- und Teledienstanbieter.
a) Der Arbeitgeber unterliegt daher den Verpflichtungen bzw. Einschränkungen des Telekommunikationsgesetzes (TKG):
aa) Wahrung des Fernmeldegeheimnisses (§ 85 TKG)
Demnach ist jegliche Überwachung der Inhalte sowie der Verbindungsdaten der Internet- bzw. Emailnutzung unzulässig. Das hat zur Folge, dass sich die Geheimhaltungspflicht nicht nur auf private sondern auch auf dienstliche E-Mails erstreckt, wenn der Arbeitgeber eine erlaubte private Kommunikation nicht von der dienstlichen trennt.
bb) Maßnahmen zum Schutz des Fernmeldegeheimnisses (§ 87 TKG)
Der Arbeitgeber hat darüber hinaus auch Maßnahmen zum Schutz des Fernmeldegeheimnisses zu treffen. Insbesondere sind alle Inhalts- und Verbindungsdaten, die Auskunft über die an der Internetnutzung oder am Emailverkehr Beteiligten geben könnten, durch angemessene technische Vorkehrungen und sonstige Maßnahmen vor Kenntnisnahmen zu schützen.
cc) Rechtfertigung von Eingriffen in das Fernmeldegeheimnis (§ 89 TKG)
Die gesetzlich zulässigen Eingriffe in das Fernmeldegeheimnis sind in § 89 TKG aufgeführt. Danach dürfen Verbindungsdaten erhoben werden, wenn sie für die Abrechnung der Telekommunikationsdienste erforderlich sind, zur Beseitigung von Störungen und für das Aufklären und Unterbinden rechtswidriger Nutzung. Allein der Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung reicht jedoch noch nicht für die Erhebung von Verbindungsdaten aus, vielmehr müssen tatsächliche Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Inanspruchnahme vorliegen.
b) Der Arbeitgeber unterliegt auch den Verpflichtungen des Teledienstgesetzes (TDG):
Nach den Vorschriften des TDG hat der Arbeitgeber die private Nutzung des Internets insbesondere an den Datenschutzverpflichtungen des Teledienstedatenschutzgesetzes (TDDSG) auszurichten:
aa) Reduzierung der Erhebung von personenbezogenen Daten
Der Teledienstanbieter darf nur ein Minimum an personenbezogenen Daten verarbeiten Soweit das technisch möglich ist, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Nutzung von Email und Internet gem. § 4 TDDSG anonym und pseudonym zu ermöglichen.
bb) Gebot der Erforderlichkeit
Alle bei der Internetnutzung erhobenen Bestands-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten unterliegen gem. § 6 I TDDSG dem Gebot der Erforderlichkeit. Die Daten dürfen demnach nur erhoben werden, soweit sie zur Abrechnung oder Nutzung notwendig sind. Eine Protokollierung der privaten Nutzung ist nur zu Abrechnungszwecken bzw. nach den Grundsätzen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zulässig oder erst nach konkret erteilter Einwilligung des Arbeitnehmers.
c) Anwendung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)?
Das BDSG findet regelmäßig nur dann Anwendung, wenn die Nutzung der TK-Anlagen eine rein geschäftliche ist. Findet dagegen auch eine private Nutzung statt, sind die Regelungen des TKG und TDG vorrangig.
d) Folgen für den Arbeitgeber
Hat der Arbeitgeber einmal die private Nutzung dienstlicher Telekommunikationsreinrichtungen gestattet, unterliegt er einem generellen Kontrollverbot. Er darf weder über die Inhalte noch über die äußeren Daten Protokoll anfertigen und diese überwachen lassen. Soweit der Arbeitgeber eine Abrechnung der privaten Nutzung vorsieht, ist es ihm lediglich gestattet, die Abrechnungsdaten zu Abrechnungszwecken zu erheben. Das Überwachungsverbot besteht auch, wenn der Verdacht einer übermäßigen Nutzung durch den einzelnen Arbeitnehmer besteht. Missachtet der Arbeitgeber dieses Verbot, so setzt er sich zivilrechtlich deliktischen Haftungsansprüchen aus und läuft Gefahr, strafrechtlich wegen Verletzung des Telekommunikationsgeheimnisses nach § 206 StGB belangt zu werden.
5. Interessenausgleich: Arbeitnehmerpersönlichkeitsrecht vs. betriebliche Interessen des Arbeitgebers
Welche Möglichkeiten hat der Arbeitgeber nun, eingeschliffene Strukturen aufzubrechen und eine Interessen ausgleichende Lösung herbeizuführen? Ist eine sog. Mischnutzung im Unternehmen überhaupt sinnvoll? Was ist zu beachten, wenn im Unternehmen persönlich zugewiesene E-Mail-Adresse geschäftlich genutzt werden und sich einzelne Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum im Urlaub befinden oder krankheitsbedingt abwesend sind? Welche formellen Anforderungen stellt das Gesetz an die Wirksamkeit einer Einwilligung des Arbeitnehmers in die Kontrolle und Überwachung seiner TK-Nutzung?
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